ماتریس آیزنهاور چیست؟

یکی از ابزارهای مهم برای اولویت بندی کارهای روزانه، ماتریس آیزنهاور است که برای مدیران و صاحبان کسب و کاری که بسیار پرمشغله هستند و غالبا از کارهای اصلی خود باز می مانند، می تواند مفید و کاربردی باشد. دوایت دیوید آیزنهاور، ژنرال و سیاستمدار آمریکایی، سی و چهارمین رئیس جمهور آمریکا بین سال های 1953 تا 1961 میلادی، فرمانده عالی نیروهای متفقین بود که طول جنگ جهانی دوم عنوان “ژنرال ارتش” را نیز داشته است.

ژنرال آیزنهاور که روزانه با مسائل بسیار زیادی رو به رو می شد و مجبور بود بطور مستمر در مورد اینکه بر روی کدام کار تمرکز نماید و کدام امور را به بعد موکول نماید تصمیمات سختی اتخاذ کند. این کار نهایتا منجر شد تا قاعده مشهور آیزنهاور را بنیان کند که امروزه برای اولویت بندی کارها بر اساس فوریت و اهمیت، توسط بسیاری از مدیران سازمان های بزرگ استفاده می شود.

همچنین نوشته تحلیل کسب و کار برای شما بسیار مفید است.

آیزنهاور به این نتیجه رسیده بود که مدیریت صحیح زمان، صرفا وابسته به انجام همه کارها نیست، بلکه انجام موثر کارها اهمیت دارد. وی کارهای روزانه رو به دو دسته اصلی “کارهای مهم” و “کارهای فوری” تقسیم کرد؛ کارهای مهم کارهایی هستند که برای رسیدن به اهداف کمک می کنند، و کارهای فوری به اموری اطلاق می شود که نیازمند واکنش آنی و بسیار سریع هستند.

برای استفاده از آن، ابتدا تمام کارهایی که می بایست انجام دهید لیست نموده و سپس آنها را بر اساس فوریت و اهمیت در چهار حوزه زیر اولویت بندی نمایید.

نتیجه ماتریس آیزنهاور در چهار حوزه و استراتژی های مختلف

1. مهم و فوری (بالاترین اولویت): آن دسته از کارهایی هستند که هم مهم هستند و هم نیاز به واکنش سریع دارند و باید همان روز و یا نهایتا فردای آن، انجام شوند. ممکن است این کارها به دلیل انجام ندادن کارهای مهم قبلی باشند و یا کارهایی باشند که قابل پیش بینی نبوده اند. البته بهتر است همیشه زمان مناسبی در برنامه روزانه برای مواجهه با امور پیش بینی نشده درنظر گرفته شود.
2. مهم و غیر فوری (نیازمند زمانبندی): این کارها مهم هستند اما فوریت کمتری دارند. این دسته از کارها را باید لیست کرده و در برنامه زمانبندی آینده خود قرار دهید. سعی کنید زمان کافی برای این کارها اختصاص دهید تا تبدیل به کارهای فوری نشوند.
3. غیر مهم و فوری (محول کردن به دیگران): آن دسته از کارهایی هستند که فوری اند اما اهمیت ندارند و شما را از اهداف اصلیتان دور میکنند. بهتر است این کارها را به دیگران محول کنید.
4. غیر مهم و غیر فوری(انجام ندهید!): این کارها، کارهایی هستند که اهمیت و فوریت ندارند. این کارها صرفا مانع از انجام سایر کارهای مهمتان میشوند، بنابراین باید آن ها را به دقت شناسایی کرده و از برنامه روزانه خود حذف نمایید، این کارها ممکن است کارهای بی اهمیتی باشند که متوجه بی اهمیتی آنها نشده اید و یا عادات بدی باشند که منجر به کاهش عملکرد شما می شوند.

ماتریس آیزونهاور یکی از ابزارهای بسیار عالی برای مدیریت زمان و اطمینان از انجام درست و موثر کارهاست. مدیرانی که حجم کاری بسیار بالایی داشته و احساس می کنند در مسیر صحیح برای رسیدن به اهداف خود پیش نمی روند، می توانند از این ابزار بسیار عالی استفاده نمایند. نکته حائز اهمیت در استفاده از این ماتریس کاربردی، لیست کردن تمامی امور روزانه است، هرچقدر بتوان کارهای بیشتری در لیست اضافه کرد، بهتر می توان آن ها را اولویت بندی نموده و موانع را شناسایی کرد.